9回目の更新。今、思うこと
先日、うれしいものが届きました。
プライバシーマークの認定証です！
これで、9回目の更新が無事に完了しました。
Pマークの登録番号の末尾には、更新回数が括弧書きで入ります。
今回、私たちの番号の末尾は 「（09）」 になりました。
つまり、9回目の更新です。
2年に一度の更新ですから、18年。
まずは、
「ここまでお疲れ様でした」
というのが率直な気持ちです（笑）。
今回の更新は、1月から準備を始めました。
2023年にJIS規格が改正され、新しい指針になってから初めての更新。
自社の規程を見直し、申請の準備をして、審査を受けて、修正して。
改正後の更新は、いつもの3倍増しくらいの労力と時間がかかりました。
途中、申請方法の電子化にうまく対応できず、申請をやり直したこともありました。
気づけば10月。
ほぼ一年、頭のどこかにずっとPマークがあったので、認定証が届いたときには本当に肩の荷が下りました。
でも、18年前の最初の頃と比べると、
私のPマークへの向き合い方は、ずいぶん変わった気がします。
最初の頃は、
「Pマークを取るなら、こうするべき」
と思っていました。
会社の規模や実際の業務には少し合っていなくても、無理して仕組みを作っていました。
今思えば、少し背伸びをしていたのだと思います。
Pマークのために仕事を増やしてしまっているようなところがありました。
でも、更新を重ねる中で、審査員の方々から教えていただきました。
大切なのは、
立派な仕組みをつくることではない。
自分たちの会社に合っていて、無理なく続けられて、その中でお客様の安心を守れること。
それでいいんだ、と。
今では審査のときにも、
「これだと、うちにはちょっと大変なんです」
「もっと続けやすいやり方はありませんか？」
と、率直に相談するようになりました。
最初の頃は、
「何を指摘されるんだろう」
「何をやれと言われるんだろう」
と、かなり緊張していたんですけどね（笑）。
9回の更新を重ねるうちに、
審査員の方は上からチェックする人ではなく、
横から一緒に支えてくださる人なんだ
と思えるようになりました。
私たちの仕事は、少しニッチです。
だからこそ審査の前には、どんな仕事をして、どんな情報を扱っているのかを細かく聞いてくださいます。
そのうえで私たちの業務を理解し、
その時代に合った情報管理の仕方を一緒に考えてくださる。
紙が中心だった時代から、
データが中心になる時代へ。
扱う情報も、仕事の仕方も変わってきました。
その変化の中で、
「今のアート録音には、何が合っているのか」
を一緒に考えてくださった審査員の皆さんには、本当に感謝しています。
18年も続けていると、
以前お世話になった審査員の方に、もう一度お会いすることもあります。
そんなとき、
以前とは変わったところや、成長したところを見ていただけると、
とてもうれしい。
審査そのものは、今でもやっぱり大変です。
でも、
審査員の方との出会いや再会には、いつも学びがあり、楽しみでもあります。
今回の更新では、AIにも少し助けてもらいました。
規格の改正点をかみ砕いてもらったり、自社の規程のどこを見直せばいいのか整理したり。
私のAIチームのPマーク担当も、今回は頼れる相棒でした。
そして今年はペーパーレス化も進め、長く続けてきた管理方法もかなり見直しました。
Pマークは、やろうと思えばいくらでも厳しくできます。
でも会社には、本来の業務があります。
まず、会社が続くこと。
利益を出すこと。
そのうえで、お客様からお預かりした情報を守るために、
自分たちにできる最大限を、無理なく続けていく。
今の私は、それがいちばん大事だと思っています。
18年前は、
隙の無い仕組みを作ることが大事だと思っていました。
でも今は、少し違います。
少し力を抜いて、でも、大切なところは見極める。
言葉にすると簡単ですが、
これが、18年続けてきた中での、
私なりの学びであり、経験であり、成長なのだと思います。
そう思えるようになったのは、
これまで出会ってきた審査員の皆さんのおかげです。
その時々の私たちに合った方法を、一緒に考えてくださったこと。
9回、ここまで更新してこられたこと。
改めて、本当に感謝しています。
このマークを持っていることで、
信頼して仕事をご依頼くださるお客様も多くいらっしゃいます。
だからこそ、
これからも大切にしていきたいと思っています。
次は、10回目。
その頃には、会社も、仕事の仕方も、また変わっているかもしれません。
でも、
少し力を抜いて、でも、大切なところは見極める。
そこは、これからも忘れずにいたいと思います。
